Вопросы электронного документооборота и подписания документов онлайн получили особую популярность в период пандемии и вынужденных ограничений передвижения.
Не так давно мы писали о том, как уйти от подписания документов на бумаге ( https://vc.ru/u/113960-ooo-yuk-zarcyn-i-partnery/125466-podpisyvaem-dogovory-bez-bumag-chast-1). Сегодня собрали самые частые вопросы об использовании электронной подписи.
| № |
Вопрос
|
Ответ
|
| 1 |
Нужно ли подписывать соглашение об аналоге собственноручной подписи (АСП) в бумажном виде? |
Нет, не нужно. Соглашение об АСП, как и любая сделка в письменной форме, может быть заключено несколькими способами: с использованием электронной подписи (ст. 160 ГК РФ), путем обмена скан-копиями документов (ст. 434 ГК РФ) и конклюдентными действиями (ст. 438 ГК РФ). Соответственно, соглашение об АСП можно подписать точно так же, как и основной документ – путем проставления галочек, простой электронной подписью через смс-код и так далее. |
| 2 | Можно ли использовать верификационный платеж в качестве электронной подписи? | ГК РФ допускает возможность заключения соглашения не только с помощью ЭП, но и иным образом. Например, акцепт может выражаться конклюдентными действиями (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Верификационный платеж для юридического лица, кроме того, может использоваться как способ подтверждения полномочий лица, которому принадлежит номер телефона, с которого в дальнейшем документы могут подписываться и использованием ПЭП. |
| 3 | Верификационный платеж не поименован в ГК или ФЗ об ЭП в качестве способа акцепта сделки. Законно ли его использование? | Да, см. предыдущий пункт. Верификационный платеж – это акцепт сделки конклюдентными действиями (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Чаще всего его используют при подписании документов юридическими лицами. |
| 4 | Для чего использовать простую подпись в отношениях с подрядчиками и контрагентами, если можно использовать УКЭП? | Как правило, УКЭП распоряжается бухгалтер или специальное уполномоченное лицо. Дополнительная нагрузка на бухгалтера порождает дополнительные затраты для бизнеса, а главное – временные потери. Необходимость подписания документов УКЭП может отпугнуть потенциального клиента, в то время как ПЭП или обмен сканами обеспечивает максимально простой и быстрый акцепт того или иного документа. При этом, исходя из анализа судебной практики, с точки зрения доказывания в судах гораздо больше проблем по сравнению с ПЭП возникает с УКЭП (истечение срока сертификата, различные технические ошибки и т. д.). |
| 5 | В каких случаях стоит использовать УНЭП? | УНЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ. Идентификация играет решающую роль для оспаривания сделки в суде. При этом не нужно усложнять бизнес-процессы излишней идентификацией в тех случаях, когда без нее можно обойтись. В каждом конкретном случае нужно оценивать риски и вероятность оспаривания. Так, например, при взаимодействии с крупной организацией или для крупных контрактов желательно, чтобы документ где-то хранился в подписанном виде. В данном случае обмен сканами по почте будет не очень удобен по сравнению с хранением и подписанием документов с использованием специальных электронных сервисов. В том случае если речь идет об игровых или информационных сервисах, вероятность оспаривания акцепта крайне мала, именно поэтому не возникает проблем с подписанием документов. |
| 6 | Нужна ли идентификация лица, подписывающего документы с использованием ЭП, и как избежать рисков, связанных с превышением полномочий? | Любое подписание договора (на бумаге или с использованием ЭП) несет определенные риски. Даже в том случае, когда документ подписан вручную генеральным директором, нельзя быть на 100% уверенными, что это именно он подписал документ. В настоящее время, справедливости ради, большой массив документов подписывают секретари и помощники. Более того, некоторые компании специально подписывают документы не у гендиректора, а у секретарей, чтобы в дальнейшем факт подписания документа можно было оспорить в суде. Идентификация нужна, но она не должна переходить рамки разумного и превращать бизнес-процесс в «шпионские игры». |
| 7 | Если у юрлица несколько единоличных исполнительных органов и их полномочия различны, как определить, что именно уполномоченный ЕИО совершил верификационный платеж? | В данном случае следует исходить из принципа разумности: счетом распоряжается тот, у кого есть соответствующие полномочия по совершению платежей. При этом в большинстве случаев суды принимают верификационный платеж в качестве доказательства, если в назначении платежа есть ссылка на конкретный договор. Для устранения рисков в соглашении об аналоге собственноручной подписи можно предусмотреть заверение контрагента о том, что ПЭП ставит лицо, обладающее соответствующими полномочиями, а совершаемые платежи проходят процедуру одобрения и также осуществляются уполномоченным лицом. |
| 8 | Какова судьба верификационного платежа (что с ним потом делать)? | Верификационный платеж может возвращаться или засчитываться в счет дальнейших взаиморасчетов или быть платой за услуги по верификации. В каждом случае следует отталкиваться от особенностей бизнеса, соотношения затрат на возврат платежа или оформления отчетности, а также необходимо учитывать размер платежа. Возвращать верификационный платеж проблемно, когда много пользователей и клиентов. Оптимальным вариантом представляется учет платежа во взаиморасчетах. Однако в этом случае могут возникнуть определенные сложности с бухгалтерией. Поэтому бизнесу следует, оценив риски и издержки, выбрать наиболее удобный и простой вариант. |
| 9 | Можно ли обменяться с контрагентом сканами документов по почте, зафиксировав в тексте письма, что такой документооборот возможен (без бумажного соглашения о возможности подписания документов в таком виде)? | Да. |
| 10 | Могут ли юридические лица по видеосвязи договориться о подписании документов ПЭП? | Нет, не могут. Видеосвязь не является способом акцепта, поименованным в законе. Судебной практики по этому вопросу также нет. При этом, например, для онлайн-займов существует способ идентификации заемщика через видео, однако это скорее дополнительное подтверждение, нежели способ подписания документов. Юридические лица могут использовать видеосвязь в качестве дополнительного способа проверки полномочий лиц, осуществляющих сделку, если речь идет о крупном контракте. |
| 11 | Чем отличается ПЭП от обмена сканами по почте? | Обмен сканами – своеобразный реверанс к традиционному документообороту. В случае обмена скан-копиями у контрагентов имеется образ документа с подписями и печатями, хоть и в электронном виде. ПЭП представляет собой акцепт условий договора, который может совершаться путем проставления галочек или через смс-код, при этом образ подписанного документа отсутствует. |
| 12 | Можно ли оформить и подписать документ без личного кабинета и сайта в мессенджере по номеру телефона физического лица, который указан в договоре? | В целом, можно. Ответ на этот вопрос зависит от подписывающих сторон: между физическими лицами это уместно, однако в том случае, если одной из сторон выступает юридическое лицо, необходимо верификационным платежом подтвердить полномочия лица с номером телефона. Через мессенджер можно обмениваться документами, которые не будут оспариваться. Главная проблема с мессенджерами заключается в том, что в них можно удалять сообщения. Подобный способ акцепта документов не рекомендуется использовать юридическим лицам. |
| 13 | Можно ли подписывать договоры с помощью ЭП с иностранными партнерами? | Подписывать можно, за единственным исключением: договор и правила подписания должны быть продублированы на двух языках. Подписывать документы с иностранными агентами с помощью ЭП во многом проще, т. к. они давно привыкли к электронному документообороту, более того, у иностранных компаний нет печатей. |
| 14 | Принимают ли ИФНС документы, подписанные сканом или ЭП? | Электронной подписью можно подписывать любые документы, если законом прямо не предусмотрена необходимость использования УКЭП. Кроме того, часть документов бухгалтерской и налоговой отчетности может подписываться исключительно собственноручно или с использованием УКЭП (например, счет-фактура). Закон и судебная практика говорят о том, что проблем с признанием документов налоговой инспекцией не будет. При этом существуют определенные риски, которые, однако, сопровождают и бумажный документооборот. Если документом, подписанным ЭП, вы подтверждаете доход, никаких проблем не возникнет. Но в том случае, если вы обосновываете расходы, налоговая может попробовать не признать документ с целью исключения сделки из расходной базы. |