Простая электронная подпись в вопросах и ответах

Вопросы электронного документооборота и подписания документов онлайн получили особую популярность в период пандемии и вынужденных ограничений передвижения.

Как подписать документ (договор, акт, техническое задание и прочее) важно при:

создании онлайн платформ и сервисов. Практически все документы и на B2B и на B2C платформах гораздо удобнее подписывать онлайн;
заключении договоров на заказную разработку, рекламные услуги. Даже если сам договор вы подпишите стандартным способом, то вот акт, дополнительное соглашение или техническое задание часто подписывают онлайн. И нужно, чтобы такое подписание имело силу.

Не так давно мы писали о том, как уйти от подписания документов на бумаге ( https://vc.ru/u/113960-ooo-yuk-zarcyn-i-partnery/125466-podpisyvaem-dogovory-bez-bumag-chast-1). Сегодня собрали самые частые вопросы об использовании электронной подписи.

№	Вопрос	Ответ
1	Нужно ли подписывать соглашение об аналоге собственноручной подписи (АСП) в бумажном виде?	Нет, не нужно. Соглашение об АСП, как и любая сделка в письменной форме, может быть заключено несколькими способами: с использованием электронной подписи (ст. 160 ГК РФ), путем обмена скан-копиями документов (ст. 434 ГК РФ) и конклюдентными действиями (ст. 438 ГК РФ). Соответственно, соглашение об АСП можно подписать точно так же, как и основной документ – путем проставления галочек, простой электронной подписью через смс-код и так далее.
2	Можно ли использовать верификационный платеж в качестве электронной подписи?	ГК РФ допускает возможность заключения соглашения не только с помощью ЭП, но и иным образом. Например, акцепт может выражаться конклюдентными действиями (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Верификационный платеж для юридического лица, кроме того, может использоваться как способ подтверждения полномочий лица, которому принадлежит номер телефона, с которого в дальнейшем документы могут подписываться и использованием ПЭП.
3	Верификационный платеж не поименован в ГК или ФЗ об ЭП в качестве способа акцепта сделки. Законно ли его использование?	Да, см. предыдущий пункт. Верификационный платеж – это акцепт сделки конклюдентными действиями (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Чаще всего его используют при подписании документов юридическими лицами.
4	Для чего использовать простую подпись в отношениях с подрядчиками и контрагентами, если можно использовать УКЭП?	Как правило, УКЭП распоряжается бухгалтер или специальное уполномоченное лицо. Дополнительная нагрузка на бухгалтера порождает дополнительные затраты для бизнеса, а главное – временные потери. Необходимость подписания документов УКЭП может отпугнуть потенциального клиента, в то время как ПЭП или обмен сканами обеспечивает максимально простой и быстрый акцепт того или иного документа. При этом, исходя из анализа судебной практики, с точки зрения доказывания в судах гораздо больше проблем по сравнению с ПЭП возникает с УКЭП (истечение срока сертификата, различные технические ошибки и т. д.).
5	В каких случаях стоит использовать УНЭП?	УНЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ. Идентификация играет решающую роль для оспаривания сделки в суде. При этом не нужно усложнять бизнес-процессы излишней идентификацией в тех случаях, когда без нее можно обойтись. В каждом конкретном случае нужно оценивать риски и вероятность оспаривания. Так, например, при взаимодействии с крупной организацией или для крупных контрактов желательно, чтобы документ где-то хранился в подписанном виде. В данном случае обмен сканами по почте будет не очень удобен по сравнению с хранением и подписанием документов с использованием специальных электронных сервисов. В том случае если речь идет об игровых или информационных сервисах, вероятность оспаривания акцепта крайне мала, именно поэтому не возникает проблем с подписанием документов.
6	Нужна ли идентификация лица, подписывающего документы с использованием ЭП, и как избежать рисков, связанных с превышением полномочий?	Любое подписание договора (на бумаге или с использованием ЭП) несет определенные риски. Даже в том случае, когда документ подписан вручную генеральным директором, нельзя быть на 100% уверенными, что это именно он подписал документ. В настоящее время, справедливости ради, большой массив документов подписывают секретари и помощники. Более того, некоторые компании специально подписывают документы не у гендиректора, а у секретарей, чтобы в дальнейшем факт подписания документа можно было оспорить в суде. Идентификация нужна, но она не должна переходить рамки разумного и превращать бизнес-процесс в «шпионские игры».
7	Если у юрлица несколько единоличных исполнительных органов и их полномочия различны, как определить, что именно уполномоченный ЕИО совершил верификационный платеж?	В данном случае следует исходить из принципа разумности: счетом распоряжается тот, у кого есть соответствующие полномочия по совершению платежей. При этом в большинстве случаев суды принимают верификационный платеж в качестве доказательства, если в назначении платежа есть ссылка на конкретный договор. Для устранения рисков в соглашении об аналоге собственноручной подписи можно предусмотреть заверение контрагента о том, что ПЭП ставит лицо, обладающее соответствующими полномочиями, а совершаемые платежи проходят процедуру одобрения и также осуществляются уполномоченным лицом.
8	Какова судьба верификационного платежа (что с ним потом делать)?	Верификационный платеж может возвращаться или засчитываться в счет дальнейших взаиморасчетов или быть платой за услуги по верификации. В каждом случае следует отталкиваться от особенностей бизнеса, соотношения затрат на возврат платежа или оформления отчетности, а также необходимо учитывать размер платежа. Возвращать верификационный платеж проблемно, когда много пользователей и клиентов. Оптимальным вариантом представляется учет платежа во взаиморасчетах. Однако в этом случае могут возникнуть определенные сложности с бухгалтерией. Поэтому бизнесу следует, оценив риски и издержки, выбрать наиболее удобный и простой вариант.
9	Можно ли обменяться с контрагентом сканами документов по почте, зафиксировав в тексте письма, что такой документооборот возможен (без бумажного соглашения о возможности подписания документов в таком виде)?	Да.
10	Могут ли юридические лица по видеосвязи договориться о подписании документов ПЭП?	Нет, не могут. Видеосвязь не является способом акцепта, поименованным в законе. Судебной практики по этому вопросу также нет. При этом, например, для онлайн-займов существует способ идентификации заемщика через видео, однако это скорее дополнительное подтверждение, нежели способ подписания документов. Юридические лица могут использовать видеосвязь в качестве дополнительного способа проверки полномочий лиц, осуществляющих сделку, если речь идет о крупном контракте.
11	Чем отличается ПЭП от обмена сканами по почте?	Обмен сканами – своеобразный реверанс к традиционному документообороту. В случае обмена скан-копиями у контрагентов имеется образ документа с подписями и печатями, хоть и в электронном виде. ПЭП представляет собой акцепт условий договора, который может совершаться путем проставления галочек или через смс-код, при этом образ подписанного документа отсутствует.
12	Можно ли оформить и подписать документ без личного кабинета и сайта в мессенджере по номеру телефона физического лица, который указан в договоре?	В целом, можно. Ответ на этот вопрос зависит от подписывающих сторон: между физическими лицами это уместно, однако в том случае, если одной из сторон выступает юридическое лицо, необходимо верификационным платежом подтвердить полномочия лица с номером телефона. Через мессенджер можно обмениваться документами, которые не будут оспариваться. Главная проблема с мессенджерами заключается в том, что в них можно удалять сообщения. Подобный способ акцепта документов не рекомендуется использовать юридическим лицам.
13	Можно ли подписывать договоры с помощью ЭП с иностранными партнерами?	Подписывать можно, за единственным исключением: договор и правила подписания должны быть продублированы на двух языках. Подписывать документы с иностранными агентами с помощью ЭП во многом проще, т. к. они давно привыкли к электронному документообороту, более того, у иностранных компаний нет печатей.
14	Принимают ли ИФНС документы, подписанные сканом или ЭП?	Электронной подписью можно подписывать любые документы, если законом прямо не предусмотрена необходимость использования УКЭП. Кроме того, часть документов бухгалтерской и налоговой отчетности может подписываться исключительно собственноручно или с использованием УКЭП (например, счет-фактура). Закон и судебная практика говорят о том, что проблем с признанием документов налоговой инспекцией не будет. При этом существуют определенные риски, которые, однако, сопровождают и бумажный документооборот. Если документом, подписанным ЭП, вы подтверждаете доход, никаких проблем не возникнет. Но в том случае, если вы обосновываете расходы, налоговая может попробовать не признать документ с целью исключения сделки из расходной базы.