Трудовые отношения в стартапе: какие нужны документы?

Сразу у нескольких клиентов возникли вопросы внутри коллектива, которые никак не хотели решаться без юриста. Посмотрев внимательнее, мы обнаружили, что до таких ситуаций можно было и не доводить, если бы все документы были оформлены правильно с самого начала.

Для любого стартапа найм сотрудников – это новая «веха» в развитии. Значит, они стали расти, и, возможно, к ним уже пришел инвестор (или это радностое событие близко).

Сотрудников выбирают, как соратников – чтобы глаза горели и пылали сердца. И в этот момент мало кто думает о «бумажках» в виде трудового договора, приказа о принятии на работу, правилах внутреннего трудового распорядка и прочем.

А ведь именно эти документы будут и для проекта, и для самого работника гарантом разрешения конфликта в будущем.

Что нужно подписать «на старте»?

1. Трудовой договор

В нем необходимо прописать:

• Должность, которую новый сотрудник будет занимать
• Срок, на который вы нанимаете сотрудника (если договор срочный)
• Наличие и длительность испытательного срока
• Права и обязанности
• Место работы
• Условия отпуска

2. Должностная инструкция

Должна содержать:

• Подробное описание должностных обязанностей
• Избегайте шаблонов из интернета и общих фраз
• Только то, что фактически будет выполнять сотрудник, кому он подчиняется и как отчитывается

Помните! В спорных ситуациях это станет одним из самых важных документов.

3. Приказ о приеме на работу

В нем нужно указать данные о начале работы, должности и окладе принимаемого сотрудника.

4. Согласие о обработке персональных данных

Если этот пункт отсутствует в трудовом договоре, то сотрудник должен подписать согласие отдельно.

5. Договор о полной материальной ответственности

Указываете в нем наличие полной материальной ответственности работника (такой документ может быть подписан с работникам входящими в перечень утв. Постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»).

6. Правила внутреннего трудового распорядка

Сотруднику нужно ознакомиться с документом, о согласии со всем перечисленным должна свидетельствовать его подпись.

7. Иные внутренние локальные акты

Этот пункт включает в себя такие документы как, например, Положение о коммерческой тайне и Положение о премировании. Так же, как и в пункте 6, сотрудник должен быть с ними ознакомлен. 

Обратите внимание, что во всех этих документах вы оговариваете условия работы, которые не должны противоречить друг другу.

Такое бывает, когда части документов нет либо все они скачаны из интернета. К сожалению, нам часто приходится сталкиваться со случаями, когда из-за такой на первый взгляд несущественной ошибки компании получают большие проблемы.

На примерах

Допустим, вы принимаете на работу дизайнера (который фактически создает объекты интеллектуальной собственности). Должностной инструкции у него нет. В трудовом договоре, кроме названия должности, ничего не указано, и судьба создаваемых объектов не оговорена (а это значит, что и права на них к вашей компании не перейдут – то есть, использование работ дизайнера будет ограничено авторским правом). При любом подобном конфликте защитить права компании будет очень сложно, и в самом лучшем случае вам придется платить существенную компенсацию работнику (чтобы получить права и не получить судебные иски).

Или возьмем другой вариант. Например, у вас появился недобросовестный сотрудник, который плохо работает, но, как это часто бывает, хорошо знает свои права. Он все время опаздывает, но вы не можете применить к нему дисциплинарное взыскание, так как время начала работы не указано ни в трудовом договоре, ни в Правилах внутреннего трудового распорядка. Тогда вы хотите наказать его за неисполнение должностных обязанностей – а он справедливо отмечает, что ни в одном документе они не прописаны. Вам остается только договариваться с таким сотрудником о том, чтобы уволить его по собственному желанию (и выплатать при этом немаленькую компенсацию).

Третий пример. Вы все-таки уволили нерадивого сотрудника «по статье». А он пошел обжаловать ваши действия в суд или в трудовую инспекцию. И первым делом вам будут нужны доказательства правоты (все те же документы). Если не предоставить их – суд назначит штраф и восстановит сотрудника на работе (с выплатой компенсации за вынужденный прогул).

А вот позитивный пример. У вас появляется недобросовестный сотрудник, который «сливает» клиентскую базу конкурентам и саботирует работу.

Но у работодателя есть :

• Трудовой договор и должностная инструкция (в которой четко прописано, какие отчеты нужно направлять работнику и в какие сроки, какие документы он должен составлять, а также его зоны ответственности).
• В Положении о коммерческой тайне было указано, что база контактов относится к защищаемой информации, а отдельным актом зафиксирована передача сотруднику доступа (в виде логина и пароля). При такой доказательственной базе Проект смог взыскать компенсацию с работника за разглашение информации, а также расторгнуть трудовой договор без всяких финансовых последствий.

Поэтому запомните : предварительная подготовка документов – залог бесконфликтной и продуктивной работы.