Интернет-магазин и курьерская компания: как правильно оформить договор?

Автор статьи: Людмила Харитонова

В жизни каждого интернет-магазина наступает момент, когда нужно воспользоваться услугами сторонних курьерских компаний. Это может быть разовое обращение в пиковый сезон или постоянное сотрудничество. Но независимо от схемы работы важно заключить «правильный договор» и максимально защитить свои интересы.

Какой договор заключать?

Сегодня на рынке логистических услуг для интернет-магазинов используют несколько видов договоров в зависимости от схемы работы:

• Агентский договор

Чаще всего его используют, когда курьерская компания не только доставляет товары, но и принимает деньги у ваших покупателей.

Его плюс в том, что по условиям этого договора, курьерская компания будет иметь возможность выдавать покупателю кассовый чек от своего имени, сняв с вас эту обязанность.

Особенности агентского договора:

Согласно ГК РФ, агент может действовать от своего имени, но за счет принципала (компании, чьи интересы, он представляет) либо и от имени и за счет принципала.

Это не просто юридические конструкции. Обратите внимание: от этого места в договоре зависит то, какие у кого возникают обязанности.

Как правило, в рамках одного агентского договора  используется  такой предмет договора:

От имени и за счет принципала (интернет-магазина) производятся:

• Приём заказов, оформление возвратов заказов.
• Закупка и оплата товаров у поставщиков ИМ.

От своего имени и за счет принципала:

•  Получение товаров (заказов) у принципала и/или  его поставщиков .
• Приём, ответственное хранение, комплектация, упаковка и отгрузка товаров интернет-магазина.
•  Доставка заказов, организация выдачи заказа клиенту в пункте самовывоза.
• Приём наличных денег в счет оплаты товаров и кассовое обслуживание.

Обратите внимание: сам факт выдачи кассового чека курьерской компанией не делает ее продавцом. На этот счет уже высказывался Минфин и имеется судебная практика.

Часто спрашивают: а если курьер, к примеру, помял коробку с духами, повредил посылку с цифровой техникой или вообще приехал не вовремя? Кто отвечает перед покупателем?

По закону, курьерская компания несет ответственность за качество доставки (срыв сроков,потрею или повреждение грузов). Но не перед покупателем, а перед интернет-магазином, так как договорные отношения возникают именно между ними.

А вот перед покупателем несете ответственность вы сами – как продавец (интернет-магазин).

 Что с документооборотом?

Агентский договор предполагает следующий документооборот:

• Договор.
• Накладные на прием товара от интернет-магазина или его поставщиков.

Важно: Следите, чтобы каждый факт поступления товара в курьерскую компанию имел документальное подтверждение. В противном случае при утере товара вам будет сложно доказать, что он вообще был. А значит, вы не сможете взыскать стоимость товара и вернуть деньги.

• Заявки. Заявки подтверждают факт заказа услуг. Если курьерская компания начнет задерживать перечисление платежей за ваши товары (а такие ситуации, как мы знаем, случаются регулярно) именно ваши заявки будут подтверждением реализации товара курьерской компанией и  основанием для того, чтобы взыскать задолженность в вашу пользу.
• Отчет агента. Основной документ, в котором определяется сумма полученных от покупателей денежных средств и вознаграждение агента. Для интернет-магазина это основной документ, подтверждающий реализацию.

Важно:

• рекомендуется прописать в договоре, что к отчету должны быть приложены копии кассовых чеков и акты, подтверждающие передачу товара покупателю (это станет особенно важно в случае, если у вас возникнет спор с потребителем);
• если вы возмещаете агенту расходы, пропишите в договоре, что расходы должны быть предварительно согласованы и документально подтверждены.

Немного о налогах

Агентский договор в данном случае достаточно выгоден курьерской компании, ведь для нее в налогооблагаемую базу попадает только агентское вознаграждение.У интернет-магазина при этом в доходы включается не сумма, полученная от агента, а вся сумма, полученная от покупателя.Это особенно важно учитывать при расчете лимитов для УСН.

Например:

Курьерская компания получила от покупателя за товар 1000 рублей. Вознаграждение курьерской компании по агентскому договору составило 100 рублей. Именно с этой суммы ваш доставщик уплачивает свои налоги.  

А интернет-магазину в налогооблагаемую базу попадает вся 1000 рублей.

При этом сумму вознаграждения курьерской компании (100 рублей) вы можете поставить внести в свои расходы, если ваш интернет-магазин работает на УСН "доходы минус расходы" или  на общей системе налогообложения.

Тем не менее, агентский договор – самая удобная конструкция для отношений между курьерской компанией и интернет-магазином, поэтому в большинстве случаев стоит применять именно ее.

Какие есть альтернативы агентскому договору?

• Договор оказания услуг

Чаще всего его используют, когда речь идет исключительно о доставке товара. Принимать платежи и выбивать чеки по данному договору не очень корректно, да и не выгодно. Вся сумма, полученная от покупателей, попадает в прибыль курьерской компании, и с нее уплачиваются налоги.

• Отдельные договоры

Иногда курьерские компании предлагают заключать отдельные договоры – на доставку, хранение и прием платежей. Но такая схема несет в себе больше проблем, чем преимуществ (причем как для интернет-магазинов, так и для самих курьерских компаний).

Начислять вознаграждение и вести документооборот придется по каждому договору отдельно. Что происходит на практике? Зачастую все просто забывают делать документы по каждому договору. В итоге получается, что товар был доставлен, а вот откуда он появился и где хранился – непонятно. После этого, если возникает судебный спор, доказать факт доставки не всегда просто для интернет-магазина.

На что стоит обратить внимание при заключении любого договора с курьерской службой?

Вне зависимости от вида договора следует обратить внимание на следующие пункты:

Что именно должна делать курьерская компания.

Как (в какой форме) подается заявка на доставку. Все чаще заявки подаются через личные кабинеты сайтов – обязательно пропишите этот момент в договоре.Тем самым вы, опять же, обезопасите себя на случай конфликтной ситуации. В случае, когда нет «бумажных документов», в суде можно будет использовать заверенные нотариусом распечатки из личного кабинета. То же самое можно сделать и с электронной почтой,- но только если оговорить это это в самом договоре.

Сроки доставки (и оказания других услуг).

Порядок приемки товара и документы, которые подтверждают приемку.

Ответственность курьерской компании за утерю и порчу товара.

И самое главное – сроки и порядок перечисления полученных от покупателей денежных средств.

В следующей части мы расскажем судебных спорах с курьерскими компаниями и о том, как можно вернуть свои деньги даже в сложных случаях.